Modelos de gestión en modo remoto:
¿cambio cultural o metodológico?
Continuando con nuestro artículo anterior en el que abordábamos la cuestión de los nuevos modelos operacionales derivados del trabajo en remoto, hoy nos queremos detener en particular sobre la gestión en modo remoto.
Con el término Gestión nos referimos a la forma de planificar las actividades en general (de un área, de un equipo, de un puesto), los procesos de ejecución de las actividades, la organización y ejecución de iniciativas y proyectos, el seguimiento y evaluación de la marcha de los procesos y proyectos, la solución de problemas inesperados, y la conducción de mejoras en general.
En definitiva, y pensando más en líderes de área, la cuestión estaría en preguntarnos cómo deberíamos hacer todas estas actividades en modo remoto y qué cambia respecto del modelo tradicional; preguntándonos cómo hacíamos esto en el modo presencial.
O mejor aún, ¿qué desafíos nos impone el modo remoto para llevar adelante una gestión de área efectiva?
EL hecho de que el 2020 nos obligó a trabajar forzosamente en modo remoto no necesariamente implica que se rediseñó estructuralmente el modelo de gestión. Entonces, ¿hubo una transformación de fondo o se tendió a hacer lo mismo, pero en modo virtual?
Estamos convencidos que los desafíos dependerán en gran parte de cómo se venía trabajando, pero de todos modos vamos a hacer el ejercicio de reflexionar sobre algunos puntos que pensamos podrían ser comunes a varios líderes:
Planificación y Organización: la presencialidad muchas veces permitía armar reuniones no programadas de equipo, o bien llamar a los colaboradores para revisar o transferir algún tema específico. Si bien hoy las herramientas virtuales dan muchas ventajas para reunirse, saturar la agenda con reuniones virtuales (previstas o imprevistas) no parece un mecanismo sostenible sanamente. Esto llevará a los líderes de área a delinear esquemas de planificación del equipo a mayores plazos, considerando objetivos y acciones e incluso estableciendo los check points de cada tema en particular.
Control y seguimiento: esto sería el “cómo vamos” y “cómo nos fue”. Este punto quizás sea el que implique mayores cambios. Porque el mantenerse al tanto de los avances de las agendas de los colaboradores nos puede llevar nuevamente a saturarles el día con reuniones virtuales, mails y llamadas telefónicas.
Parecería importante entonces apoyarse en herramientas virtuales que permitan visualizar en forma compartida el avance de los proyectos, las novedades de los procesos y los indicadores que definan la marcha de los mismos.
Podría ser una buena práctica suprimir los contactos periódicos y no programados en la medida que los mismos puedan ser cubiertos por las herramientas de seguimiento y evaluación que mencionábamos.
Solución de problemas imprevistos y mejoras: si bien cuando hablamos de problemas no nos referimos a los ya conocidos sino a las situaciones que se presentan en el devenir cotidiano, parece ser uno de los tópicos que menos cambios representaría.
Por el contrario, todas las ideas de mejoras en los procesos del área, deberán más que nunca materializarse como iniciativas o proyectos, que puedan ser organizados y monitoreados a través de las herramientas digitales que se seleccionen
Retomando la reflexión del título, deberíamos preguntarnos si estas cuestiones representan cambios meramente metodológicos o son en realidad cambios culturales.
Hoy más que nunca, pareciera ser que hay que buscar eficiencia en la comunicación de los equipos y priorizar los encuentros (virtuales y presenciales) focalizándolos en la orientación estratégica del área, lineamientos generales de trabajo, coaching, motivación e integración.
Las herramientas virtuales de comunicación (salas de reuniones) si bien son estupendas desde la solución que brindan, encuentran un límite en la saturación de las personas expuestas por horas a las pantallas durante todos los días de todas las semanas del año.
Cada uno reflexionará sobre sus propias metodologías y culturas de trabajo, mientras dejamos la siguiente reflexión: el 2020 nos obligó al modo remoto, el 2021 nos brinda la posibilidad de diseñar nuestro mejor modo remoto…no lo dejemos pasar.